7 CÁCH TĂNG HIỆU QUẢ CUỘC HỌP

Trong quản lý dự án, việc tổ chức các cuộc họp giữa các bên liên quan là công việc bắt buộc và thường xuyên. Nhưng làm sao để những cuộc họp đó đạt hiệu quả cao, tránh lãng phí thời gian và những xung đột không đáng có.

Đối với nhiều người, các cuộc họp chỉ làm mất thời gian vô ích. Để giải quyết vấn đề này, Jessica Pryce-Jones, đồng sáng lập Viện iOpener đã chia sẻ 7 cách giúp tăng hiệu quả các cuộc họp. 

1. Lên khung nội dung và các điểm chính cần thảo luận

Việc thiếu mục đích rõ ràng sẽ làm cuộc họp kéo dài hơn nhiều so với dự kiến. Trước khi bắt đầu họp, người chủ trì cần cho mọi người biết đâu là mục tiêu chính và lộ trình các trọng tâm cần thảo luận.

Mọi người nên tập trung suy nghĩ, giải quyết các vấn đề sau đó hãy trao đổi với nhau vào giữa cuộc họp.

2. Tìm thư ký cuộc họp

Người chủ trì sẽ không thể điều khiển cuộc họp thành công nếu phải làm nhiều việc cùng một lúc. Do đó, mỗi cuộc họp cần một thư ký chuẩn bị những công việc liên quan đến kỹ thuật như máy chiếu, soạn tài liệu trình bày và đảm bảo cuộc họp đi đúng lộ trình đã đề ra.

3. Để người am hiểu dẫn dắt thảo luận

Nếu một thành viên nào đó trong phòng họp có nhiều thông tin về chủ đề đang thảo luận thì hãy để họ dẫn dắt phần đó. Điều này sẽ giúp đẩy nhanh tốc độ họp khi người chủ trì không bị rối và mọi người cũng tập trung để thảo luận hơn.

4. Thiết lập nguyên tắc thảo luận 

Pryce-Jones cho rằng sự bất mãn sẽ gia tăng khi thành viên tham gia giữ lại ý kiến của mình vì không muốn tranh mất phần chia sẻ của người khác. Điều này sẽ làm mọi người không thể thảo luận rốt ráo các khía cạnh khác nhau của vấn đề.

Để hạn chế, người chủ trì có thể phân bố sao cho các thành viên tham gia đều có cơ hội bày tỏ quan điểm của mình. Mặt khác, thư ký buổi họp chịu trách nhiệm nhắc nhở các thành viên đang lơ đãng hoặc phát biểu dông dài. Đừng để sự khách sáo ngăn cản tiến độ hoàn thành của cuộc họp.

5. Chỉ họp với những người có liên quan

Dấu hiện cho thấy cuộc họp đang không đi đúng trọng tâm là khi người chủ trì dù rất cố gắng nhưng chỉ có một số ít thành viên tham gia thảo luận, đa số các thành viên còn lại đều ngồi kiểm tra email, lướt web, sử dụng Facebook trên điện thoại di động hoặc máy tính bảng cá nhân.

Để tránh mất thời gian, hãy chỉ họp với những người có liên quan trực tiếp đến vấn đề cần bàn thảo, bất kể số lượng thành viên tham gia thảo luận là bao nhiêu. 

6. Đo lường hiệu quả sau mỗi buổi họp

Giao tiếp là chìa khóa cho những cuộc họp thành công, đặc biệt nếu bạn đã có kinh nghiệm trong việc tìm hiểu nhu cầu của các thành viên tham gia thảo luận. 

Nếu bạn đã thử cắt giảm thời gian họp thì hãy hỏi ý kiến các thành viên xem họ có thấy cuộc họp diễn ra suôn sẻ không, mục tiêu đề ra ban đầu đã được xử lý triệt để chưa.

Hãy trực tiếp đo lường bằng cách hỏi hoặc đề nghị các thành viên tham gia đóng góp ý kiến để cải thiện chất lượng cuộc họp hơn là dựa vào cảm nhận riêng của người chủ trì.

7. Thay đổi không gian họp

Những cuộc họp định kỳ có thể trở nên hình thức, nhàm chán và thiếu hiệu quả. Để tạo cảm giác đổi mới cho các thành viên, thỉnh thoảng nên thay đổi không gian họp để lấy lại năng lượng và những ý tưởng mới. Bạn có thể thử chuyển sang họp ở một quán cafe hay không gian ngoài trời phù hợp gần cơ quan.

Nhưng trước tiên hãy hỏi xem mọi người có thích thay đổi không khí một chút không. Nếu họ không hứng thú với đề nghị này lắm thì bạn có thể thử vào lần khác.