KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG PHƯƠNG PHÁP EVM

ĐTC - Kiểm soát dự án bằng phương pháp EVM (Earn Value Method)

I / KHÁI NIỆM CHI PHÍ - KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN

Chi phí của dự án bao gồm chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp, dự phòng phí, thuế giá trị gia tăng đầu ra và lợi nhuận. 

Trong phương pháp Earned Value Method (Phương pháp giá trị đạt được) chỉ giới hạn trình bày kiểm soát chi phí trực tiếp liên quan với từng công việc trên công trường trong cơ cấu phân chia công việc để theo dõi phần việc đã làm. 

Còn chi phí gián tiếp (chi phí lao động gián tiếp, sử dụng trang thiết bị, chi phí quản lý,.... ) không đưa vào hệ thống kiểm soát vì quản lý những khoản này là chức năng của bộ phận kế toán và được tính theo tỷ lệ phần trăm. 

Kiểm soát chi phí bao gồm tìm hiểu “tại sao” lại có sự thay đổi cả tích cực và tiêu cực.

Nó phải được kết hợp thống nhất với các quá trình kiểm soát khác như: quy mô dự án, tiến độ dự án, chất lượng dự án và các yếu tố cần kiểm soát khác trong dự án ...

Kiểm soát chi phí là những công việc bao gồm:

1) Xác định đường chi phí cơ bản của dự án,

2) Giám sát theo dõi chi phí thực tế,

3) Phân tích những nhân tố ảnh hưởng đế việc thay đổi chi phí thực tế so với đường chi phí cơ bản,

4) Thông báo cho các đối tượng liên quan những thay đổi được phép.

II - GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP EVM

1/ Giới thiệu về EVM
Earned Value (EV) là giá trị của công việc đã hoàn thành.

EVM là phương pháp phân tích chi phí / tiến độ thực hiện với kế hoạch cơ sở (Baseline). Nó trả lời cho câu hỏi "Chúng ta nhận được gì từ số tiền mà chúng ta đã chi tiêu?"

“What did we get for the money we spent?”

Phân tích Earned Value là một hệ thống đo lường sự thực hiện cụ thể của quản lý dự án ( Dự án vượt chi phí ? Dự án vượt khối lượng làm việc? Dự án chậm tiến độ?).

Phương pháp giá trị đạt được (Earned Value method- EVM) được dùng để đánh giá tổng thể hiệu quả thực hiện của dự án tại thời điểm xem xét.

EVM được thực thi bằng việc phân tích chi phí và tiến độ thực hiện với kế hoạch ban đầu (kế hoạch cơ sở – Baseline schedule)

Những điểm đặc trưng chủ yếu của việc triển khai thực hiện thuật quản lý giá trị thu được bao gồm:

• Một bản kế hoạch dự án (được lập trước khi khởi công) xác định công việc phải hoàn thành, trong đó bao gồm cả kế hoạch về chi phí thực hiện (tức là bản dự toán) và kế hoạch về thời gian thực hiện (tức là bản tiến độ).
• Giá trị kinh phí dự kiến (cấp theo kế hoạch dự án) cho một công việc tại thời điểm kiểm soát dự án (còn gọi là thời điểm báo cáo), được gọi là giá trị dự kiến PV (Planned Value) hoặc Dự toán ngân quỹ chi phí cho công việc theo tiến độ BCWS (tiếng Anh là Budgeted Cost of Work Scheduled),
• Giá trị kinh phí (tức chi phí) theo dự toán (tức là kế hoạch trước khởi công) của phần khối lượng công việc thực tế đã hoàn thành tính tới thời điểm báo cáo (của công việc được theo dõi), gọi là giá trị thu được EV (Earned Value) hoặc Dự toán ngân quỹ chi phí cho công việc đã thực hiện BCWP (tiếng Anh là Budgeted Cost of Work Performed).

Giá trị đạt được BCWP (Budget Cost for Work Performed) của công việc được tính bằng cách nhân phần trăm khối lượng công việc đã thực hiện cho tới thời điểm hiện tại với chi phí dự trù để thực hiện phần việc đó. Giá trị này gọi là chi phí dự trù để thực hiện phần việc đã được làm xét đến thời điểm cập nhật.

BCWP = % Công việc đã thực hiện (thời điểm hiện tại) * BAC

Ví dụ 1: 

Chí phí dự trù (BAC) để hoàn thành 1 hạng mục trong 10 ngày là 1600 USD. Hôm nay là ngày thứ 10 đã thực hiện các phần  việc của hạng mục. Tuy nhiên đến lúc này mới chi phí hết 1450USD và ước lượng chỉ thực hiện được 3/4 khối lượng công việc. 

BCWP = 3/4*1600 = 1200USD. 

Ví dụ 2: 

Chí phí dự trù để hoàn thành 1 hạng mục trong 10 ngày là 1600 USD. Hôm nay là ngày thứ 8 đã thực hiện các phần việc của hạng mục. Lúc này chi phí thực tế là 1450USD và ước lượng chỉ thực hiện được 3/4 khối lượng công việc. 

BCWP = 3/4*1600 = 1200 USD. 

Bất kể nhà thầu làm như thế nào. Số tiền nhà thầu nhận được từ CĐT cho phần việc đã làm chỉ là BCWP.

2/ Một số ký hiệu, thuật ngữ viết tắt trong EVM

BCWS = Chi phí theo kế hoạch (Budget Cost for Work Scheduled-BCWS). BCWS được lấy bằng giá trị chi phí tích lũy đến thời điểm cập nhật theo tiến độ ban đầu.

BCWP = Chi phí thu được hay giá trị đạt được cho công việc đã thực hiện (tiền nhà thầu sẽ được CĐT chi trả) (Budget Cost for Work Performed – BCWP)

ACWP = Chi phí thực tế cho công việc đã thực hiện (Actual Cost for Work Performed – ACWP) (tiền nhà thầu đã chi thực tế)

BAC = Chi phí để hoàn thành dự án theo kế hoạch (Budged At Completion - BAC)

EAC = Chi phí ước tính để hoàn thành dự án theo thực tế (Estimated At Completion - EAC)

CV = Chênh lệch chi phí (Cost Variance – CV)

SV = Chênh lệch tiến độ về khối lượng (Schedule Variance - SV)

VAC = Chênh lệch chi phí hoàn thành dự án (Variance At Completion – VAC)

3/ Đo lường chi phí dự án

So sánh giá trị đạt được BCWP với ACWP (chi phí thực tế Actual Cost for Work Performed) để đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí (vượt chi phí, hay tiết kiệm chi phí) 

CV (Cost Variance) chênh lệch chi phí = sự khác nhau giữa chi phí thực hiện công việc đến thời điểm cập nhật (BCWP) và chi phí thực tế thực hiện công việc (ACWP). 

Nếu CV < 0 => vượt chi phí và ngược lại 

Ví dụ 1 (tiếp theo) => CV = BCWP - ACWP = 1200 - 1450 = -250 => Vượt chi phí

4/ Đo lường khối lượng thực hiện dự án

So sánh giá trị đạt được BCWP với BCWS (chi phí ước tính thực hiện phần việc phải được thực hiện đúng như kế hoạch đến thời điểm xét - Budget Cost For Work Schedule) để đánh giá hiệu về mặt khối lượng thực hiện (vượt khối lượng, hay chậm khối lượng) 

SV (Schedule variance) = chênh lệch về mặt khối lượng công việc => SV=BCWP- BCWS. 

Nếu SV < 0 => chưa đạt đủ khối lượng công việc theo kế hoạch và ngược lại 

Ví dụ 1 (tiếp theo): BCWS = (10/10)*1600 (đã thực hiện xong ngày thứ 10), BCWP = 1200 => SV = BCWP - BCWS = 1200 - 1600= -500 => Chậm khối lượng. 

Ví dụ 2 (tiếp theo): BCWS = (8/10)*1600 = 1280 (đã thực hiện xong ngày thứ 8)

BCWP = 1000 => SV = BCWP - BCWS = 1200 - 1280= -80 => Chậm khối lượng.

5/ Đo lường thời gian thực hiện dự án

So sánh STWP (thời gian dự trù để thực hiện phần việc đã được hoàn thành - Scheduled Time for Work Performed) và ATWP (Thời gian thực sự thực hiện phần việc đó - Actual Time for Work Performed) để đánh giá hiệu về mặt thời gian thực hiện (chậm tiến độ, hay nhan tiến độ)

TV (Time Variance) = STWP- ATWP 

TV <0 => Chậm tiến độ và ngược lại 

Ví dụ 1(tiếp theo). 

STWP = 3/4*10 = 7,5; ATWP = 10; TV=STWP - ATWP= -2,5 (chậm tiến độ 2,5 ngày) 

Ví dụ 2 (tiếp theo) 

STWP = 3/4*10= 7,5; ATWP = 8; TV = STWP - ATWP = -0,5 (chậm tiến độ 0,5 ngày)

6/ Đánh giá tổng thể dự án

Chỉ số chi phí CPI (Cost Performance Index) = BCWP/ ACWSP>1 thì có lợi 

Chỉ số tiến độ SPI (Schedule Performance Index) = BCWP/ BCWS >1 thì có lợi 

Đôi khi chỉ số này thì tốt nhưng chỉ số khi thì không tốt. (VD: Dự án vượt tiến độ nhưng chi phí lại sử dụng cao hơn chi phí dự trù, hay ngược lại) 

Kết hợp cả hai chỉ số CPI và SPI => chỉ số phản ánh tình trạng tổng thể của dự án gọi là chi số chi phí tiến độ (CSI) 

CSI= CPI*SPI 

CSI>1 => Tình trạng dự án là chấp nhận được CSI<1=> Dự án đang có vấn đề 

Ví dụ 1 (tiếp theo) như trên: 

Chí phí dự trù để hoàn thành 1 hạng mục trong 10 ngày là 1600 USD. Hôm nay là ngày thứ 10 đã làm công tác. Tuy nhiên đến lúc này mới chi phí hết 1450USD và ước lượng chỉ thực hiện được 3/4 khối lượng công việc. 

BCWP = 3/4*1600 = 1200

CV = BCWP - ACWP =1200 - 1450 = - 250

SV = BCWP - BCWS = 1200 - 1280= -80

CPI = BCWP/ACWP = 1200/1450 = 0.8276

SPI = BCWP/BCWS = 1200/1280 = 0.9375 

CSI = CPI*SPI = 0.7759

KL: Đến thời điểm cập nhật, dự án đã hoàn thành được phần việc ít hơn phần việc phải làm theo kế hoạch, với chi phí cao hơn chi phí dự trù => Dự án đáng báo động, cần có những biện pháp hữu hiệu để giải quyết.

DOWNLOAD THIS POST

Hãy comment phía dưới ý kiến nhận xét của bạn về phương pháp này nhé và đừng quên nhấn chọn share lên facebook, twitter và G+ của bạn.
Bài viết chia sẻ tiếp theo ĐTC sẽ chia sẻ với bạn "Các trường hợp xảy ra khi sử dụng phương pháp Earn Value Method - EVM"