Ma trận RACI phân định trách nhiệm trong quản lý dự án

ĐTC - Ma trận RACI phân định trách nhiệm trong quản lý dự án

Ma trận RACI trong việc phân trách nhiệm 

Đảm bảo rằng mọi người hiểu vai trò và trách nhiệm của mình

Rất phổ biến với các dự án bao gồm các nhà cung cấp lớn và các đối tác chiến lược có thể biết rất ít về nhau. Có thể rất khó để hiểu rõ xem ai đang thực hiện cái gì và có thể dẫn đến những hiểu lầm và những sai lầm tai hại. Xác định chắc chắn ai là người liên quan, họ đóng vai trò gì và người có quyền đối với những thứ quyết định tới thành công của một dự án công nghệ thông tin bất kỳ.

Phải mất rất nhiều nỗ lực để giữ cho một dự án hoạt động một cách trơn tru. Với nhiều biến số, con người và sản phẩm, hạng mục, thật khó để giữ mọi thứ diễn ra tốt đẹp.

Hãy xem tình huống dưới đây:

Ai cũng tưởng ai đó làm!!!

- Mr Bắc (một PM, lo lắng): "Ý anh là chúng ta chưa có kết quả phê duyệt vật tư đầu vào! Đồng chí Thắng đã làm gì cả tuần qua? Gọi Thắng ngay cho tôi"

- Mr Thắng: "Không, tôi không chịu trách nhiệm về việc đó.Nam có kinh nghiệm hơn trong việc này. Tôi sẽ hỏi Nam xem thế nào."
- Mr Nam: " Tôi có nhiều kinh nghiệm trong việc này, nhưng tôi đã chờ đợi Mr Thắng liên hệ với mình để chúng tôi có thể cùng nhau xem xét và đệ trình mẫu."

Bạn có thấy tình huống này quen thuộc không? Đây có lẽ là tình huống bạn sẽ gặp thường xuyên không chỉ trong tổ chức của mình mà những tổ chức bên ngoài cũng vậy. Ở đây chúng ta không bàn tới vấn đề thiếu năng lực hay ý định chơi xấu nhau. Những vấn đề như vậy thường là kết quả của việc lập kế hoạch không đầy đủ và giao tiếp kém.

Xem thêm:
- Kỹ năng lập kế hoạch công việc
- 7 Cách tăng hiệu quả cuộc họp

Những dự án thành công là những dự án có sự phân chi rõ ràng về ngưởi chịu trách nhiệm cuối cùng đối với mỗi nội dung, hạng mục, hay phạm vi của dự án. Nếu không rõ ràng, bằng văn bản và sự đồng ý về trách nhiệm giải trình, trách nhiệm lộn xộn và truyền đạt thông tin thất bại rất dễ xảy ra.

Có giải pháp nào cho vấn đề này không?

Phát triển ma trận phân định trách nhiệm (RAM - Responsibility Assignment Matrix)

Tin vui cho bạn là có một công cụ mà các nhà quản lý dự án sử dụng để giữ cho công việc được phân giao trở nên rõ ràng là RAM - ma trận phân định trách nhiệm RACI. Nó gắn các sản phẩm, công việc, hạng mục của dự án với người chịu trách nhiệm. Nhìn vào ma trận RACI chúng ta có thể thấy được ai cần đóng góp gì để hoàn thành dự án.

Vậy RACI là gì?

Là một kỹ thuật nhằm làm rõ các công việc, trách nhiệm, quyền hạn của các cá nhân hoặc đơn vị trong việc trả lời các câu hỏi:

• Điều gì cần phải thực hiện
• Ai thực hiện việc đó, trách nhiệm tới đâu
• Phải phối hợp với ai trong thực hiện
• Cần phải báo cho những ai liên quan

Phương pháp lập ma trận RACI

Ví dụ bạn có một dự án thi công hoàn thiện một tòa căn hộ (Link file Excel) thì bạn có thể áp dụng RAM - RACI như sau:

Bước 1: Xác định tất cả các công việc liên quan và liệt kê chúng ở phía bên trái của ma trận (Sử dụng cấu trúc phân chia công việc WBS để xác định các công việc/sản phẩm chính cho dự án)

Bước 2: Xác định các cá nhân, đơn vị tham gia vào công việc/ dự án, liệt kê chúng dọc theo phía trên của ma trận.

Bước 3: Hoàn thành các ô của ma trận xác những người có trách nhiệm, người thực hiện, người cần được hỏi ý kiến, tư vấn, và người được thông báo cho mỗi công việc

Bước 4: Đảm bảo mỗi nhiệm vụ phải có ít nhất 1 người thực hiện (R), và không có công việc nào có nhiều hơn 01 người chịu trách nhiệm (A).

Bước 5: Chia sẻ, thảo luận và thống nhất Ma trận RACI với các bên liên quan trước khi bắt đầu thực hiện.

Link file excel mẫu ma trận RACI: Link file Excel

Những kiến thức như này sẽ được tôi chia sẻ trong khóa học thiết lập tư duy quản lý dự án. Bạn có thể đăng ký TẠI ĐÂY