Tuyển tập Top bài chia sẻ hay về Ms Project của thầy Đàm Tài Cap

Trong nhiều năm qua, thầy Đàm Tài Cap đã chia sẻ rất nhiều bài viết về chủ đề MS Project. PMx tin rằng hầu hết người dùng Ms Project và những anh em đang chia sẻ, hướng dẫn về Ms Project ngoài kia đều đã từng đọc và học từ những chia sẻ trên trang blog damtaicap.net của thầy, blog này có là 1 kho tài liệu khổng lồ về Ms Project mà bạn có thể tìm đọc. 

Trong bài chia sẻ này PMx Team xin được tổng hợp và chia sẻ lại với bạn những link bài viết chia sẻ hay về Ms Project đã được thầy Đàm Tài Cap chia trên trang blog cùng tên. PMx sẽ sắp xếp và cập nhật theo chủ đề tương ứng với nội dung bài viết để các bạn tiện theo dõi. 
Nếu bạn thấy bài này hay thì đừng quên LIKE SHARE ủng hộ PMx và thầy Đàm Tài Cap nhé, để kho tài liệu kiến thức về Ms Project này đến được với nhiều anh em trong nghề hơn.

Xem thêm: Chương trình Chình phục Ms Project cùng thầy Đàm Tài Cap 

I - TỔNG HỢP NHỮNG BÀI CHIA SẺ VỀ LỊCH (Calendar) TRONG MS PROJECT

1. Tạo lịch làm việc trong Microsoft Project
2. Tạo lịch và gán lịch cho dự án trong Ms Project
3. Tạo lịch làm việc 2 ca trong Ms Project
4. Tạo lịch nghỉ ngắt quãng trong Ms Project
5. Làm thế nào để chia sẻ một lịch đã tạo trong MS Project
6. Cài đặt tuần làm việc 4 ngày trong Microsoft Project 2013
7. Đổi định dạng giờ theo khung 24h trong Ms Project

II - TỔNG HỢP NHỮNG BÀI CHIA SẺ VỀ TÀI NGUYÊN (Resource) TRONG MS PROJECT

1. Cách tính chi phí tài nguyên trong MS Project
2. Thời gian trễ của tài nguyên sử dụng trong MS Project
3. Tài nguyên thay đổi theo thời gian trong MS Project
4. Tổng hợp nhiều loại tài nguyên trên cùng 1 biểu đồ
5. Tổng hợp tài nguyên trong Ms Project
6. Khai báo các thông tin cho tài nguyên trong MS Project

III - TỔNG HỢP NHỮNG BÀI CHIA SẺ VỀ CÔNG VIỆC (Task) TRONG MS PROJECT

1. Các cách kiểm tra phân cấp công việc trong MS Project
2. Tạo công việc định kỳ trong Ms Project
3. Sử dụng mã trong cấu trúc phân rã công việc (WBS Code) trong MS Project
4. Cách tính tổng số ngày của 1 công tác tổng trong MS Project
5. Cách tạo và sử dụng Deadline trong Ms Project

IV - TỔNG HỢP NHỮNG BÀI CHIA SẺ VỀ HIỆU CHỈNH, IN ẤN (Format, Print) TRONG MS PROJECT

1. Hiện thị nhiều trường dữ liệu trên thanh bar trong MS Project
2. Làm nổi bật liên kết công tác với các công tác khác
3. Các loại ràng buộc công việc trong Ms Project
4. Ẩn hiện đường lưới ngày trạng thái trong Gantt chart
5. Hiện thị thông tin tài nguyên trên thanh tiến độ Gantt
6. Điều chỉnh hiển thị ngày tháng trong MS Project
7. Hiệu chỉnh hiển thị để xuất bản tiến độ trong MS Project
8. Hiển thị thông tin trên thanh Gantt trong Ms Project
9. Cách thay đổi định dạng ngày tháng năm trong Ms Project
10. Hiệu chỉnh định dạng ngày tháng trong Ms Project
11. Xuất bản tiến độ dự án trên Ms Project chuyên nghiệp
12. Thay đổi thời gian bắt đầu trong Microsoft Project
13. Ẩn/ Hiện đường lưới Current Date và Status Date trong MS Project

14. Thiết lập và hiện thị Milestone trong Ms Project

15. Xuất dữ liệu tiến độ dự án từ Ms Project sang Excel

V - TỔNG HỢP NHỮNG BÀI CHIA SẺ VỀ CẬP NHẬT, BÁO CÁO (Update, Report) TRONG MS PROJECT

1. Danh sách các báo cáo đồ họa (Graphic Report) trong MS Project
2. Cập nhật ngày bắt đầu và kết thúc thực tế trong Ms Project
3. Hướng dẫn sử dụng Timeline trong Ms Project
4. Tạo Droplist trong Ms Project
5. Tính toán EVM trên Ms Project

6. Bật Progress lines trong Ms Project

7. 2 Kỹ thuật rút ngắn tiến độ và ứng dụng trên MS Project

Danh sách list trên sẽ được cập nhật, bổ sung thường xuyên khi thầy Đàm Tài Cap có các chia sẻ mới. Để không bị bỏ lỡ thông tin hay và tổng hợp, bạn có thể lưu lại link bài viết này để xem lại khi cần nhé. 

Xem thêm: Chương trình Chình phục Ms Project cùng thầy Đàm Tài Cap 

Read More

Cách tạo và sử dụng Deadline trong Ms Project

ĐTC - Cách tạo và sử dụng Deadline trong Ms Project

Nếu bạn là người đã và đang sử dụng Ms Project cho việc lập và quản lý tiến độ dự án. Đặc biệt các bạn đã tham gia các khóa học về Ms Project của ĐTC đều hiểu rằng việc xây dựng 1 bảng tiến độ dự án linh hoạt (Dynamic Schedule) à 1 trong những chìa khóa quan trọng của việc lập và quản lý tiến độ dự án. Một tiến độ linh hoạt là 1 tiến độ mà không có bất kỳ 1 ràng buộc "cứng" (Constraints) nào của các công việc.

Xem thêm:

Phân loại các mối ràng buộc công việc trong MS Project

Các loại ràng buộc trong Ms Project

Nếu bạn đã từng lập tiến độ theo phương pháp chọn ngày (Pick a date), tức bạn chọn ngày bắt đầu và kết thúc trực tiếp cho các công việc trong 2 trường dữ liệu (Column) Start & Finish thì có thể bạn đã "vô tình" tạo ra 1 bản tiến độ dự án chứa đựng các ràng buộc "cứng", dẫn đến các lỗi khi cập nhật, điều chỉnh tiến độ dự án.

Bảng tiến độ linh hoạt sẽ không tạo ra các lỗi tương tự như thế này. Thông tin về ngày tháng điều chỉnh của các công việc dựa trên dữ liệu được nhập vào mà không vi phạm bất kỳ 1 sự ràng buộc nào. 

Tuy nhiên, trong thực tế có phải là bảng tiến độ của bạn luôn có các yêu cầu về mốc hoàn thành hay ngày phải kết thúc 1 phần việc, công việc cụ thể nào đó không? Đó có thể là những cam kết thực hiện tiến độ được đưa vào trong nội dung hợp đông, trong các buổi họp chốt tiến độ... Đó chỉ là những kỳ vọng của các bên liên quan.

Và để thể hiện được thông tin đó trên Ms Project nhiều người làm tiến độ đã chọn cách tạo ra cho nó 1 ràng buộc (constraint) là "Finish No Latter than"  - Hoàn thành không muôn hơn . Tuy nhiên việc làm đó không nên, bạn có thể xem lại lý do trong 2 bài chia sẻ bên trên về các mối ràng buộc trong Ms Project.

Trong chia sẻ dưới đây ĐTC sẽ chỉ cho bạn cách tạo và sử dụng Deadline trong Ms Project sẽ giải quyết được cho bạn yêu cầu thông tin trên mà tiến độ dự án vẫn linh hoạt, và bạn vẫn nhận được thông tin cảnh báo khi vi phạm. Bạn có thể áp dụng hướng dẫn dưới đây cho tất cả các phiên bản (version) Ms Project từ 2013 trở lên.

Bước 1: Xây dựng (lập) 1 bản tiến độ dự án chất lượng

Nói thì dễ nhưng làm được thì cũng hề đơn giản phải không bạn?

Tiến độ chất lượng là tiến độ đã được tính toán, xây dựng 1 cách hoàn chỉnh bao gồm các thông tin về trình tự, thời gian, nguôn lực...Vì nếu tiến độ của bạn chưa thực sự chất lượng (chưa phải bản chốt) thì việc thêm Deadline vào cũng không có giá trị, đôi khi còn làm vấn đề phức tạp thêm.

Tham khảo khóa học: Lập tiến độ căn bản với Ms Project để được hướng dẫn chi tiết các bước tạo ra các bản tiến độ chất lượng

Bước 2: Chèn trường dữ liệu (Cột) Deadline vào trong bảng tiến độ

Tiến độ dự án hoàn chỉnh

Bước 3: Khai báo (lựa chọn) ngày cho các Deadline của các công việc tương ứng.

Cuộn chuột đến công việc muốn thiết lập Deadline, click vào ô tương ứng của cột Deadline và chọn 1 ngày kỳ vọng hoàn thành cho công việc trong lịch sổ ra.

Ví dụ: Chọn Deadline cho công việc "Bê tông dầm sàn, cầu thang tầng 1" cần hoàn thành muộn nhất là 30/1/22 và "Bê tông dầm sàn, cầu thang tầng 2" cần hoàn thành muộn nhất là 10/2/22.

Chèn thông tin Deadline cho các công việc

Bước 4: Thực hiện tiến độ dự án và theo dõi cập nhật

Khi dự án được triển khai (tức tiến độ chạy) thì người làm quản lý tiến độ dự án sẽ theo dõi ngày bắt đầu, kết thúc, mối quan hệ, thời gian hoàn thành thực tế của các công việc và cập nhật vào bản tiến độ dự án. Nếu như công việc đó có ngày hoàn thành (Finish date) vượt qua thời hạn (Deadline) thì Ms Project sẽ tự động tạo ra 1 cảnh báo trong cột chỉ báo Indicator. Để từ đó người làm quản lý tiến độ dự án sẽ có những điều chỉnh, quản lý, triển khai phù hợp.

Tham khảo khóa học: Quản lý tiến độ căn bản với Ms Project để được hướng dẫn chi tiết cách theo dõi và cập nhật thông tín tiến độ dự án.

Cảnh báo vượt Deadline trong cột Indicator

Một vài lưu ý về Deadline:

- Có thể tạo Deadline cho bất kỳ 1 công việc nào (Task) hoặc hạng mục nào (Summary Task), dự án nào (Project Summary Task - nếu quản lý đa dự án trên 1 bản tiến độ dự án)

- Có thể Click đúp vào công việc muốn tạo Deadline, chọn thẻ Advance/ Deadline để tạo dữ liệu Deadline thay cho việc chèn cột như trên.

- Sử dụng Deadline vẫn thể hiện được đầy đủ thông tin kỳ vọng tiến độ của các bên liên quan và bảng tiến độ dự án vẫn "mềm".

Nếu bạn thấy bài chia sẻ này hay và hữu ích thì Like, share hay comment 1 điều gì đó chia sẻ hoặc chưa rõ của bạn nhé. Nếu bạn muốn xem Video chi tiết có thể follow trên kênh youtube của ĐTC hoặc tham gia khóa học online bên dưới.

KHÓA HỌC ƯU ĐÃI CHỈ 499K

LẬP VÀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ VỚI MS PROJECT PRO

Read More

Đổi định dạng giờ theo khung 24h trong Ms Project

ĐTC - Đổi định dạng giờ theo khung 24h trong Ms Project

Hãy bấm vào video dưới đây, bạn sẽ được chỉ dẫn chi tiết cách làm bạn nhé.

Xem thêm: Hiển thị ngày bắt đầu và kết thúc trên thanh gantt trong Ms Project

Nếu bạn muốn khám phá nhiều hơn các tips, trick để xử lý các vấn đề có thể bạn gặp phải trong quá trình sử dụng Ms Project để cải thiện năng lực sử dụng công cụ Ms Project lên mỗi ngày, thì khóa học LÀM CHỦ MS PROJECT (TIPS & TRICKS) dành cho bạn

Read More

Xuất dữ liệu tiến độ dự án từ Ms Project sang Excel

ĐTC - Xuất dữ liệu tiến độ dự án từ Ms Project sang Excel

Trong video dưới đây bạn sẽ được Đàm Tài Cap hướng dẫn chi tiết cách để có thể Xuất dữ liệu tiến độ dự án từ Ms Project sang Ms Excel để dùng cho các mục đích quản lý thông tin khác nhau.

Đừng tiếc like, share và chia sẻ video này để tôi có thêm động lực phục vụ các bạn nhé! Cám ơn các bạn.

Hy vọng với bài chia sẻ xuất dữ liệu dự án từ Ms Project sang Ms Excel ở trên bạn có thể dễ dàng chuyển dữ liệu nội dung sang Excel để làm việc như về công việc, thời gian, chi phí của các công việc (để làm báo cáo biểu đồ, tổng hợp, vẽ cash flow... cho các bạn làm QS) hoặc xuất các bảng dữ liệu Earned Value, các bảng tổng hợp tài nguyên...

Tham gia cộng đồng MKT TẠI ĐÂY để được chia sẻ nhiều hơn.

Nếu bạn quan tâm và muốn nâng cao kiến thức, kỹ năng sử dụng Ms Project và ứng dụng vào trong công việc thực tế, bạn có thể bắt đầu bằng khóa học căn bản TẠI ĐÂY

Read More

Cách thay đổi định dạng ngày tháng năm trong Ms Project

 ĐTC - Cách thay đổi định dạng ngày tháng năm trong Ms Project

Có rất nhiều bạn inbox cho Fanpage Đàm Tài Cap hay Fanpage Microsoft Project Việt Nam hàng năm về 1 lỗi hiển thị khi sử dụng Ms Project. Đó là hiện thị định dạng ngày tháng năm.

Ví dụ: thay vì hiển thị như mong muốn là 28/12/2021 thì lại thấy trong phần nội dung Start/Finish của Ms Project  hiển thị là 12/28/2021.

Trong video dưới đây bạn sẽ tìm được câu trả lời đề xử lý vấn đề trên

Nếu xem xong video này bạn vẫn chưa điều chỉnh được thì hãy comment trực tiếp TẠI ĐÂY để được hỗ trợ bạn nhé

Khám phá nhiều điều thú vị hơn tại Khóa học Ms Project ONLINE TẠI ĐÂY

Nếu bạn chưa nâng cấp lên Ms Project 2019 có thể nâng cấp ngay TẠI ĐÂY

Read More

Xuất bản tiến độ dự án trên Ms Project chuyên nghiệp

 ĐTC - Xuất bản tiến độ dự án trên Ms Project chuyên nghiệp

Trong video này bạn sẽ được hướng dẫn chi tiết từng bước từng bước để xuất bản 1 bản tiến độ dự án từ Ms Project một cách dễ dàng và chuyên nghiệp. 

Bạn sẽ được hướng dẫn những cách xuất bản tiến độ phổ biến nhất mà bất kỳ ai sử dụng Ms Project cũng nên biết. 

• Bạn có thể xuất bản tiến độ từ Ms Project bằng cách đặt lệnh in trực tiếp (Ctrl +P) sau đó hiệu chỉnh Header, Footer, Legend... cho phù hợp 
• Hoặc bạn cũng có thể xuất bản tiến độ từ Ms Project sang Autocad để cho vào các khung tên bảng biểu, cũng như xuất các thông tin khác kèm theo như bảng biểu đồ tài nguyên (nhân lực, máy móc thiết bị...) 
• Hoặc bạn cũng có thể lựa chọn cách xuất bản tiến độ từ Ms Project sang file Pdf để chất lượng hình ảnh, màu sắc được tốt hơn, thuận tiện cho việc chia sẻ thông tin file tiến độ dự án cho các bên liên quan. 

Cùng xem video sau và thực hành theo nhé. File thực hành bạn có thế lấy TẠI ĐÂY

Đừng tiếc like, share và chia sẻ video này để tôi có thêm động lực phục vụ các bạn nhé! Cám ơn các bạn.

Một số bài viết tham khảo:

Hiệu chỉnh hiển thị để xuất bản tiến độ trong MS Project
Hiệu chỉnh định dạng ngày tháng trong Ms Project
Nitro Pro - đọc, chỉnh sửa, xuất bản và convert PDF

Read More

Hướng dẫn sử dụng Timeline trong Ms Project

ĐTC - Hướng dẫn sử dụng Timeline trong Ms Project

Khung nhìn Timeline là khung nhìn thích hợp nhất để hiển thị các nhiệm vụ quan trọng trong kế hoạch của bạn trong một định dạng đơn giản và nhỏ gọn. Khung nhìn này còn đặc biệt phù hợp cho việc truyền đạt một cách nhanh chóng các tóm tắt sơ lược của kế hoạch. Khung nhìn Timeline là một cách thức tiện dụng để chia sẻ thông tin về dự án. 

Các bước thực hiện làm việc với Timeline

Bước 1: Bật khung nhìn Timeline

Bước 2: Click vào vị trí bất kỳ trên khung nhìn Timeline

Bước 3: Add Task lên Timeline

Bước 4: Hiệu chỉnh Timeline (Callout, Milestone, Textstyle, …)

Bước 5: Xuất bản, in ấn

Kết quả 1 Timeline sẽ như sau: 

Để hiểu rõ hơn cách làm và vận dụng Timeline, các điều chỉnh thay đổi Timeline trong Ms Project bạn có thể tham gia khóa học Ms Project PRO Online TẠI ĐÂY (trong phần nâng cao của khóa học sẽ có 1 bài video chia sẻ chi tiết cho bạn chủ đề này). 

Tặng bạn mã Coupon 6HK5-HRHB-M1JG  ưu đãi thêm 30% Học phí khi đăng ký khóa học Ms Project PRO Online TẠI ĐÂY  (Lưu ý: có thể tại thời điểm bạn sử dụng mã đã được sử dụng full, Xem hướng dẫn sử dụng Mã Coupon trong video TẠI ĐÂY).

Keyword:

- timeline in ms project

- hướng dẫn tạo timeline trên ms project

- timeline dùng làm gì

- điều chỉnh timeline

- thay đổi timeline trong ms project

Read More

Việt hóa tiêu đề bảng tiến độ trong Ms Project

 ĐTC -  Việt hóa tiêu đề bảng tiến độ trong Ms Project

Sau khi hoàn thành 1 bảng tiến độ dự án trên Ms Project, 1 việc rất quen thuộc với 1 số bạn là Việt hóa tiêu đề hay chỉnh sửa thông tin tiêu đề của bảng tiến độ dự án trước khi xuất bản.

Xem thêm: Hướng dẫn xuất bản tiến độ TẠI ĐÂY

Để chỉnh sửa thay đổi tiêu đề của 1 bảng tiến độ dự án chúng ta có 2 cách

• Cách 1: Sử dụng Field setting (chỉnh sửa đơn lẻ)
• Cách 2: Edit table (chỉnh sửa hàng loạt)

XEM VIDEO HƯỚNG DẪN TẠI ĐÂY

Hy vọng thông qua chia sẻ này bạn sẽ biến 1 làm chủ được việc chỉnh sửa, thay đổi tiêu để các bảng tiến độ dự án của mình. 
Bấm like, share chia sẻ bài viết này nhé bạn.

  Tham gia Group Facebook MKT để trao đổi học hỏi

KHÓA HỌC ƯU ĐÃI CHỈ 499K

LẬP VÀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ VỚI MS PROJECT PRO

Keywords:

- việt hóa tiêu đề

- Edit the title table in Ms Project

- chỉnh sửa tiêu đề bảng tiến độ

- khóa học msproject online

Read More

Thiết lập và hiện thị Milestone trong Ms Project

ĐTC - Thiết lập và hiện thị Milestone trong Ms Project

Trong quá trình quản lý tiến độ dự án một nội dung được rất nhiều người quan tâm, đặc biệt các cấp quản lý, đó là các Milestone (Mốc dự án). Vậy:

- Milestone (mốc dự án) là gì?
- Ý nghĩa của Milestone (mốc dự án)?
- Thực tế thể hiện trên bảng tiến độ giấy (in ấn dán ngoài công trường) như nào cho hiệu quả?
- Thể hiện, quản lý, báo cáo các milestone (mốc dự án) trên Ms Project như thế nào?
- Cách đưa các Milestone vào trong các bảng report hay PMD của dự án như nào?

Tất cả sẽ có trong video dưới đây

XEM NGAY TẠI ĐÂY

P/s: Xem thêm hình ảnh thực tế 1 bảng báo cáo Milestone trong 1 dự án nước ngoài Tại đây

Khóa học Ms Project Online tham khảo TẠI ĐÂY

Keyword:

- mốc dự án

- milestone là gì

- báo cáo mốc dự án

- đánh dấu mốc dự án

- quản lý mốc dự án

- milestone trong project

- nhiệm vụ cột mốc

- milestone task

Read More

Cảnh báo ngưỡng vượt mốc hoàn thành của các công việc trong MS Project - Finish Variance Threshold

ĐTC - Cảnh báo ngưỡng vượt mốc hoàn thành của các công việc trong MS Project (Finish Variance Threshold)

Chắc hẳn trong quá trình lập và quản lý tiến độ dự án với Microsoft Project, bạn không thể không quan tâm đến việc theo dõi kế hoạch của bảng tiến độ dự án/ công trình đã lập. Đặc biệt là những công tác không đáp ứng kỳ vòng về thời gian hoàn thành. 

Với Ms Project, bạn có thể tạo ra các bản kế hoạch, lưu baseline, và theo dõi. Khi đó, bạn có thể dùng Ms Project như là 1 trợ thủ đắc lực cho việc cảnh báo những công việc hoàn thành dự kiến "vượt ngưỡng mốc hoàn thành".

Hãy cùng xem video bên dưới để khám phá điều tuyệt vời này nhé.

Nếu bạn thấy bài chia sẻ này hay và hữu ích thì đừng quên bấm LIKE, SHARE để chia sẻ giúp ĐTC nhé.

Khám phá nhiều điều thú vị hơn tại Khóa học Ms Project trực tuyến sắp diễn ra TẠI ĐÂY

Nếu bạn bận công việc, cần 1 khóa học Online để chủ động thời gian thì bạn có thể tìm nó TẠI ĐÂY

Read More

Biểu đồ Gantt - Công cụ hiệu quả trong lập kế hoạch và quản lý dự án

ĐTC - Biểu đồ Gantt - Công cụ hiệu quả trong lập kế hoạch và quản lý dự án của các chuyên gia

Sơ đồ ngang Gantt, còn gọi là Sơ đồ Gantt hay biểu đồ Gantt, (tiếng Anh là: Gantt chart), là một dạng thể hiện tiến độ dự án cổ điển nhất, được Henry Gantt phát minh ra vào năm 1910. Tuy là cổ điển nhưng do tính chất đơn giản dễ hiểu của nó mà hiện nay sơ đồ ngang Gantt vẫn được dùng phổ biến trong quản lý dự án, thậm chí còn được cải tiến, dùng trong phần mềm quản lý dự án hiện đại như; Microsoft Project, Primavera ... để chuyển đổi việc thể hiện các dạng tiến độ phức tạp như sơ đồ mạng (dự án).

Trải qua thời gian hơn 100 năm nhưng công cụ biểu đồ Gantt (hay sơ đồ Gantt) vẫn là 1 phương pháp, công cụ lập và quản lý kế hoạch hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay trên thế giới trong lĩnh vực quản lý dự án.

Vậy Gantt là gì? Ưu nhược điểm của công cụ này là gì? Làm thế nào để sử dụng Gantt hiệu quả?

Biểu đồ Gantt (Gantt chart hay còn gọi là sơ đồ ngang Gantt, sơ đồ Gantt) là loại sơ đồ dùng để trình bày các công việc, sự kiện theo thời gian. Biểu đồ Gantt gồm 2 phần chính: trục tung thể hiện tên các công việc và trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho những công việc ấy. Nhìn vào một biểu đồ Gantt, bạn dễ dàng nắm bắt được các thông tin của từng đầu công việc và của cả dự án.

Chính vì nó đơn giản, trực quan rõ ràng vậy mà nó đã trở thành công cụ được yêu thích trong việc lập kế hoạch và quản lý kế hoạch cho các dự án.

Biểu đồ Gantt là phương thức lập kế hoạch hoàn hảo cho các dự án. Với đặc thù của nó, biểu đồ Gantt phù hợp với những dự án đơn giản, ít sự chồng chéo, giúp cho người dùng dễ dàng đọc và nắm bắt quá trình và tiến độ thực hiện dự án. 

Những ưu điểm của Biểu đồ Gantt:

• Các trục vạch ra kế hoạch của dự án và mốc thời gian để hoàn thành. Biểu đồ Gantt rất hữu ích trong việc biểu thị những đầu việc được thực hiện và thời gian để thực hiện cũng như hoàn thành nó. Sơ đồ Gantt tạo sự rõ ràng về kế hoạch và timeline dự án.
• Phối hợp hoạt động với các bên liên quan. Trong dự án của bạn sẽ có nhiều người cùng phối hợp hoạt động để hoàn thành tốt nhất dự án. Sơ đồ Gantt cho nhà quản lý có được góc nhìn tổng quát với các bộ phận. Các hoạt động cần thực hiện song song hay chuyển tiếp cho các bộ phận khác.
• Tạo điều kiện cho việc ước tính thời gian phù hợp cho khối lượng công việc. Dù là dự án được thực hiện tập thể hay theo cá nhân thì việc lên kế hoạch về thời gian và nguồn lực để phân bổ các tài nguyên, sắp xếp thời gian hợp lý là rất cần thiết. 
• Sơ đồ Gantt là phương pháp đơn giản hóa dự án. Sơ đồ Gantt là công cụ thích hợp nhất khi bạn cần cung cấp cho đối tác hay nhân viên bản tóm tắt quá trình thực hiện dự án. 

Nói về ưu điểm của Biểu đồ Gantt bạn có thể đọc thêm bài chia sẻ 

5 Lý do bạn nên dùng Gantt chart để nâng tầm quản lý dự án của bạn

Những Nhược điểm của Biểu đồ Gantt:

• Sơ đồ Gantt phụ thuộc khá nhiều vào cấu trúc đã được xây dựng trước đó. Trên thực tế nhà quản lý thường phải phân chia cấu trúc công việc đồng thời với việc xây dựng biểu đồ Gantt. Họ phải xây dựng toàn bộ thời gian biểu của dự án khi có sai sót nào đó thì khó có thể tính toán được. 
• Sơ đồ Gantt phù hợp với những dự án nhỏ và đơn giản. Khi các biểu thị vượt quá phạm vi 1 trang, sơ đồ Gantt cũng bắt đầu bị mất đi chức năng vì người quản lý rất khó để quan sát tổng thể dự án. Đồng thời, khi sử dụng sơ đồ Gantt với đặc thù là phải thường xuyên cập nhật nên làm mất khá nhiều thời gian của nhà quản lý. Sơ đồ Gantt bị hạn chế với những dự án phức tạp. Ví dụ: với những nhiệm vụ chính cần thêm nhiều nhiệm vụ nhỏ kèm theo mới có thể hoàn thành thì yếu tố này lại vượt xa khả năng của Gantt chart.
• Biểu đồ Gantt không thể làm tốt việc xử lý những ràng buộc thuộc về dự án. Hạn chế này xuất phát từ trọng tâm của biểu đồ Gantt chính là thời gian. Ba ràng buộc cơ bản của một dự án chính là chi phí, thời gian và phạm vi. Trong khi đó các nhân tố về chi phí và phạm vi thực hiện dự án lại không thể biểu thị được trên sơ đồ Gantt. Nếu như sơ đồ Gantt có quá nhiều công việc đan xen thì khó có thể xác định được đâu là công việc cần được thực hiện trước. 

Ngày nay chúng ta có các Phần mềm hỗ trợ cho việc tạo ra các biểu đổ Gantt nhanh chóng và tiện dụng, đồng thời cũng khắc phục được một số nhược điểm của biểu đổ gantt kể ở trên như Ms Project, Primavera...

Để sử dụng Gantt hiệu quả, cũng như sử dụng phần mềm (Ms Project) hỗ trợ bạn nên đọc thêm 2 bài chia sẻ dưới đây:

- 6 bước để lập và quản lý tiến độ dự án: (Xem chi tiết Tại đây)

• BƯỚC 1: Xác định các công việc cần đưa vào tiến độ
• BƯỚC 2: Lên trình tự cho các công việc
• BƯỚC 3: Định lượng tài nguyên cần có cho các công việc
• BƯỚC 4: Tính toán thời gian cần để thực hiện các công việc
• BƯỚC 5: Xây dựng tiến độ
• BƯỚC 6: Theo dõi và quản lý tiến độ

- 10 Bước thực hiện để ứng dụng Microsoft Project vào dự án thực tế (Xem chi tiết Tại đây)

• BƯỚC 1: Thiết lập thông số cho MS Project (Option, Change working time)
• BƯỚC 2: Lập danh sách công việc theo WBS, thời gian thực hiện công việc tương ứng
• BƯỚC 3: Thiết lập thông tin từng công việc và các mối liên hệ giữa các công việc
• BƯỚC 4: Thiết lập danh sách tài nguyên sử dụng cho dự án, gán tài nguyên cho các công việc (phân bổ lại nguồn lực nếu có).
• BƯỚC 5: Xác định đường găng, xem xét sự phân bổ tài nguyên. Hiệu chỉnh tiến độ sao cho phù hợp.
• BƯỚC 6: Lưu tiến độ thành bản kế hoạch dự án (Base line) (In ấn tiến độ kế hoạch)
• BƯỚC 7: Theo dõi và cập nhật tiến độ hoàn thành của dự án theo % hoàn thành thực tế, thời gian hoàn thành, ngày bắt đầu, ngày kết thúc. (Lặp đi lặp lại)
• BƯỚC 8: Định kỳ đánh giá dự án, so sánh tình trạng dự án hiện tại với kế hoạch (Base line) đã lưu trước đó. Đề xuất phương án điều chỉnh thời gian thực hiện các công việc còn lại cho phù hợp. (Lặp đi lặp lại)
• BƯỚC 9: Kế hoạch thay đổi nhiều so với hiện tại, ta lấy bản tiến độ sau khi đã điều chỉnh thời gian các công việc còn lại phù hợp lưu lại thành bản kế hoạch mới (base line 1)
• BƯỚC 10: Báo cáo định kỳ.

Hy vọng, qua bài chia sẻ nhanh này của ĐTC bạn đã phần nào hiểu thêm về Gantt. 

Ngoài MS Project, Primavera... một số bạn dùng Excel Pro cũng có thể tạo ra các biểu đồ gantt trên phầm mềm Ms Excel (Tham khảo bài chia sẻ Lập biểu đồ Gantt bằng Ms Excel TẠI ĐÂY)

Tham khảo Template Excel Gantt chart TẠI ĐÂY

Read More

6 Lý do bạn nên sử dụng Custom Field khi lập và quản lý tiến độ với MS Project

ĐTC - 6 Lý do bạn nên sử dụng Custom Field khi lập và quản lý tiến độ với MS Project

Trường dữ liệu tùy chỉnh - Custom Field trong Microsoft Project cho phép bạn xác định các trường (cột) của riêng bạn với dữ liệu đáp ứng theo nhu cầu của bạn. Nó giúp bạn mở rộng thông tin của 1 bảng tiến độ dự án.

Bằng cách tạo các trường dữ liệu tùy chỉnh (Custom Field) của riêng bạn, bạn có thể hiển thị thông tin về kế hoạch dự án phù hợp với yêu cầu cụ thể của riêng bạn.

Dưới đây là 6 lý do trong số những lý do mà bạn sẽ MUỐN TẠO RA các trường dữ liệu tùy chỉnh - Custom fields trong Microsoft Project bao gồm tạo danh sách thả xuống và sử dụng công thức trong các trường dữ liệu đó...

• Tạo một danh sách thả xuống (drop list giống như trong excel)
• Hiển thị nhiều trường dữ liệu trên thanh tác vụ trong Biểu đồ Gantt
• Tổng cộng thời gian thực hiện nhiệm vụ, đổi "days" thành "ngày"
• Kiểm tra và tự động phát hiện nhập liệu dữ liệu lỗi theo điều kiện.
• Sử dụng các chỉ báo đồ họa trong các trường tùy chỉnh
• Tạo ra những tính toán cần thiết theo nhu cầu

1/ Tạo một danh sách thả xuống (drop list giống như trong excel)

Trong Ms Excel việc tạo ra 1 drop list (danh sách sổ xuống) rất đơn giản với Data Validation để giúp chúng ta lựa chọn thông tin nhanh hơn, chính xác hơn. Trong quá trình sử dụng MS Project chúng ta cũng có nhu cầu tạo ra các Droplist tương tự như vậy để:

• Phân giao công việc cho cá nhân, tổ đội
• Phân tách các hạng mục công việc cùng tính chất
• Phân loại rủi ro, mức độ quan trọng
• ...

Xem cách làm Ở ĐÂY 

2/ Hiển thị nhiều trường dữ liệu trong thanh tác vụ trên biểu đồ Gantt 

Chúng ta đã biết 5 vị trí hiển thị thông tin, nhưng chỉ hiển thị được 1 trường thông tin tại 1 vị trí (như Resource, Start, Finish...).

Nếu bạn chưa biết cách để hiện các thông tin trường dữ liệu trên biểu đồ gantt thi bạn có thể xem lại bài viết Hiện thị thông tin tài nguyên trên thanh tiến độ Gantt

Bạn có thể tạo ra nhiều trường thông tin tại 1 vị trí trên thanh bar của tiến độ (như Resource & %Complete; Duration& Resource&...) để bạn có thể dễ dàng tùy biến thông tin hiển thị hơn bằng cách sử dụng Custom field như bài hướng dẫn TẠI ĐÂY

3. Tổng cộng thời gian thực hiện nhiệm vụ, đổi "days" thành "ngày"

Chúng ta có thể dễ dàng đổi hiển thị "days" trong trường dữ liệu thời gian (Duration) thành "ngày" và dễ dàng tính tổng số ngày cũng hiển thị là "ngày" thì bạn chỉ đơn giản là xem và làm theo bài chia sẻ TẠI ĐÂY

4. Kiểm tra và tự động phát hiện nhập liệu dữ liệu lỗi theo điều kiện.

Trong bước đầu tiên của Quy trình sử dụng Ms Project  mà Đàm Tài Cap thường hay chia sẻ trong các khóa học trực tuyến Ms Project thì đều có đề cập tới các nguyên tắc khi nhập dữ liệu trong bước thứ 2 của quy trình (Nhập dữ liệu). Vậy những nguyên tắc đó là gì, và làm sao để tự động cảnh báo được khi chúng ta nhập dữ liệu không đúng nguyên tắc. Trong bài chia sẻ TẠI ĐÂY bạn sẽ được chia sẻ cách tạo ra các trường dữ liệu tùy biến - custom field thực hiện nhiệm vụ này.

5. Sử dụng các chỉ báo đồ họa (Graphic indicator) trong các trường dữ liệu tùy chỉnh

Bạn có muốn Ms Project tự động cảnh báo cho bạn những vấn đề về tiến độ như "Cảnh báo ngưỡng vượt mốc hoàn thành của các công việc trong MS Project - Finish Variance Threshold" trong video chia sẻ TẠI ĐÂY

6. Tạo ra các trường dữ liệu tính toán 

Trong quá trình sử dụng Ms Project bạn có khi nào cần tính toán như 1 bảng tính Excel? Ví dụ 1 tổ hợp trường dữ liệu tính toán "Khối lượng * Đơn giá = Thành tiền".  Tất cả việc này sẽ được tạo ra dễ dàng bằng cách bạn sử dụng các trường dữ liệu tùy biến - Custom field.

Và còn rất nhiều điều thú vị đang chờ bạn khám phá với Custom field. Nếu bạn muốn cùng ĐTC khám phá thì hãy tham gia vào khóa học Ms Project trực tuyến sắp diễn ra nhé. Để ĐTC chia sẻ cho bạn nhiều điều thú vị trong Module nâng cao về Custom field.

Hoặc bạn cũng có thể tham khảo khóa học Online: Lập và quản lý tiến độ với MS Project PRO để khám phá sức mạnh của công cụ MS Project trong quản lý dự án

Read More

Tạo công việc định kỳ trong Ms Project

 ĐTC -  Tạo công việc định kỳ trong Ms Project

Công việc định kỳ là những công việc thường xuyên lặp đi lặp lại, ví dụ như 1 buổi họp giao ban thứ hai hàng tuần. Công việc định kỳ có thể xảy ra hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hay hàng năm. Có thể xác định khoảng thời gian thực hiện đối với mỗi lần công việc xuất hiện hay thời gian nào nó sẽ xảy ra.

Công việc định kỳ trong Ms Project

Để tạo ra các công việc định kỳ trong Ms Project rất đơn giản, bạn chỉ cần làm theo một số bước đơn giản sau:

Bước 1: Click vào vị trí muốn tạo công việc định kỳ trong Task name, và click chọn như hình minh họa sau:

Chèn công việc định kỳ - recuring task

Bước 2: Hộp thoại Recurring Task Information bật lên

Thêm thông tin cho công việc định kỳ

- Task name: Nhập vào nội dung công việc định kỳ (lặp lại)

- Duration: thời gian công việc định kỳ

- Recurrence: chọn kiểu lặp lại cho công việc định kỳ và tần suất xảy ra với Recur every

- Range of recurrence: Chọn khoảng thời gian công việc định kỳ  diễn ra. Có 2 cách chọn

• Start & End after: Chọn ngày bắt đầu và số vòng lặp lại
• Start & End by: Chọn ngày bắt đầu và thời điểm kết thúc

 - Calendar: Chọn loại lịch áp dụng cho công việc định kỳ này (thông thường trùng lịch dự án)

Sau cùng chọn OK để có được kết quả công việc định kỳ (lặp lại) như  mong muốn.

Chúc bạn thành công!

Nếu bài chia sẻ này hữu ích với bạn, hãy like share hay để lại 1 lời bình luận cho ĐTC bên dưới nhé bạn hữu.

Key word:
- recurring task
- công việc định kỳ trong ms project
- công việc lặp lại trong ms project

- khóa học msproject online

Read More

2 Kỹ thuật rút ngắn tiến độ và ứng dụng trên MS Project

ĐTC - 2 Kỹ thuật rút ngắn tiến độ và ứng dụng trên MS Project

Trong lĩnh vực Quản lý Tiến độ Dự án, hầu hết chúng ta đều đã từng đối mặt với với vấn đề trễ tiến độ (hoặc có thể là do khách hàng /chủ đầu tư yêu cầu bàn giao sản phẩm/hạng mục trong thời gian sớm hơn). 

Có hai kỹ thuật quan trọng để rút ngắn tiến độ hay đẩy nhanh tiến độ nhằm bắt kịp với thời hạn mà vẫn đảm bảo được phạm vi dự án là: Fast-Tracking và Crashing. Hai kỹ thuật này có những điểm giống và khác nhau. Bên dưới đây chúng ta cùng đi tìm hiểu về hai kỹ thuật này và cách dùng khi sử dụng Ms Project với 1 ví dụ cụ thể.

Fast-Tracking

- Là kỹ thuật rút ngắn tiến độ bằng cách thực hiện các hoạt động song song, chống lặp với nhau (một phần hoặc toàn bộ) để tiết kiệm thời gian.

- Các hoạt động được thực hiện song song nên cần phân tích kỹ tính chất các công việc, mặt bằng thi công... để đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ và cả hai có thể hoạt động đồng thời cùng lúc với nhau (có thể một phần hoặc toàn bộ)

- Kỹ thuật này thông thường không cần thêm nguồn lực bổ sung khác

- Fast-Tracking có thể tạo ra thêm rủi ro (như xung đột mặt bằng thi công, không đảm bảo khả năng cung ứng nguồn lực...)

- Fast-Tracking là kỹ thuật được ưa tiên sử dụng khi cần rút ngắn tiến độ của những người làm quản lý tiến độ. 

Crashing

- Là kỹ thuật rút ngắn tiến độ nhằm rút ngắn thời gian thực hiện của các công tác bằng cách thêm vào nguồn lực bổ sung (tài lực và/hoặc nhân lực), tức thay đổi lại cơ cấu tài nguyên.

- Crashing sẽ làm tăng chi phí dự án vì nguồn lực bổ sung có thể thêm từ việc:

• Làm thêm giờ/Tăng ca
• Thêm nhân lực
• Thuê ngoài

- Crashing thường được cân nhắc sử dụng sau kỹ thuật Fast-Tracking.

- Người làm quản lý tiến độ dự án (phụ trách dự án) cần quyết định công việc nào có thể dùng kỹ thuật này để chi phí thấp nhất và mang lại hiệu quả cao nhất.

- Crashing có thể dẫn đến rủi ro tạo ra lỗi (defect) hay phải làm lại (rework).

Lưu ý: Cả hai kỹ thuật Fast-Tracking và Crashing đều phải áp dụng cho các hoạt động nằm trên Đường găng/ Đường tới hạn (Critical Path) để có thể rút ngắn thời hạn dự án. Nếu áp dụng cho các hoạt động không nằm trên Đường găng/ Đường tới hạn (Critical Path), nó sẽ chỉ làm tăng độ trễ (Float) mà không hề rút ngắn thời hạn dự án.

Xem thêm: Những điều cần biết về đường găng của dự án

Kết quả tìm kiếm

Kết quả tìm kiếm trên webNhững điều cần biết về đường găng của dự án

Kết quả tìm kiếm

Kết quả tìm kiếm trên webNhững điều cần biết về đường găng của dự án

ỨNG DỤNG Fast-Tracking và Crashing TRÊN MS PROJECT

Giả sử ban đầu có 1 tiến độ với 3 công tác có thời gian và mối liên hệ như sau:

"Tiến độ ban đầu là 22 ngày, cần rút ngắn tiến độ xuống 20 ngày!"

Sử dụng Fast - tracking là chúng ta đi xem xét lại tính chất công việc, sự tương quan, và mặt bằng thi công thấy rằng công tác Xây móng và đổ bể tông trụ có thể vào làm trước khi công tác đào móng kết thúc được 2 ngày (vì đã đủ mặt bằng). Khi đó chúng ta chỉ việc điều chỉnh lại mối liên hệ giữa 2 công tác là xong (như hình minh hoạ). Kết quả tiến độ giảm được 2 ngày - còn 20 ngày.

Sử dụng Crashing, chúng ta xem xét mặt bằng và thấy có thể sử dụng 2 máy đào cho công tác Đào móng - (gán thêm 1 máy đào vào cho công tác này), tính toán lại khối lượng công việc với việc sử dụng 2 máy đào chúng ta có thể giảm được 2 ngày (thực tế phải tính toán lại cụ thể). Kết quả tiến độ giảm được 2 ngày - còn 20 ngày, nhưng lúc đó chi phí dự án đã thay đổi do chúng ta đã sử thêm 1 máy đào.

Like, share nếu bài viết hữu ích đối với bạn.

Tham gia cộng đồng MKT TẠI ĐÂY

Read More